В любом транспортном предприятии или подразделении, оказывающем услуги по доставке грузов или товаров, перевозке людей, или вывозу мусора есть прямые и косвенные затраты, из которых складывается себестоимость услуги, что в итоге существенно влияет на финансовый результат всей компании.

 

 

Экономические реалии сегодня не позволяют значительно повышать стоимость перевозок грузов и доставки заказов к клиенту, так как конкуренция на рынке грузоперевозок очень высокая и борьба идет буквально за каждого заказчика.

Себестоимость грузоперевозок, напротив, неуклонно растёт, так как на ней сказывается постоянное повышение цен на топливо, введение системы “Платон”, увеличение стоимости запасных частей, страхования и многие другие факторы. Всё это ложится бременем на перевозчика и прибыльность его бизнеса с каждым годом всё уменьшается.

Как в условиях кризиса повысить рентабельность перевозок и увеличить прибыль с каждого рейса?

Если повысить цену клиенту невозможно, то необходимо максимально сокращать издержки и снижать себестоимость каждого рейса. Сегодня мы с вами рассмотрим какие эффективные методы для этого существуют и что необходимо, для того чтобы сократить расходы на перевозку в самые короткие сроки.

Для начала вспомним основные понятия.

Себестоимость транспортных перевозок – один из основных параметров, влияющий на эффективность деятельности предприятия.

Под себестоимостью транспортных перевозок понимают выраженную в денежной форме величину эксплуатационных расходов транспортного предприятия, приходящихся на одну транспортную единицу. На автомобильном транспорте себестоимость определяется для каждого вида транспортной работы, за единицу которой принимают: для грузовых автомобилей, работающих по тарифу за количество перевезенного груза, – 1 ткм, работающих по часовому тарифу – 1 авто/ч.

Для расчета себестоимости перевозок до сих пор используется «Инструкция по составу, учету и калькулированию затрат, включаемых в себестоимость перевозок (работ, услуг) предприятий автомобильного транспорта», разработанная и утвержденная Минтрансом России еще в 1995 году, когда топливо, ГСМ и эффективность работы сотрудников считали по различным нормам и допускам.

Многие предприятия таким образом работают до сих пор, не задумываясь сколько денег они теряют ежемесячно.

Попробуйте ответить на несколько вопросов и поймете, какая ситуация на предприятии у вас.

- Вы контролируете фактические маршруты вашего корпоративного транспорта, фиксируете все стоянки и простои с заведенным двигателем?

- Вы считаете сколько топлива на самом деле расходует ваш транспорт, спецтехника или дополнительные механизмы и системы в разных условиях эксплуатации?

- Вы уверены, что ваши сотрудники относятся к вашей дорогостоящей технике аккуратно и бережно, а не эксплуатируют её в “жестком режиме”?

- Вы оптимально загружаете свой транспорт заказами и планируете маршруты доставки и вывоза?

- Вы можете гарантировать качество работы наёмного транспорта подрядчиков, работающих с вашими клиентами?

- Вы знаете сколько было реально выполнено сегодня заказов, а сколько не было выполнено и каковы причины или вы узнаете это через несколько дней или от разгневанных клиентов?

- Вы контролируете и учитываете все прямые и косвенные затраты по автопарку в единой учётной системе?

Если на все вопросы вы ответили положительно, мы поздравляем вас. У Вас очень эффективно работающее предприятие и вы находитесь впереди большинства конкурентов.

Если даже на один вопрос вы ответили нет, то вы теряете от 10 до 30% прибыли на каждом заказе и сильно рискуете безнадежно отстать от требований рынка.

Снижаем расходы на перевозки

 

Анализируем текущее состояние своего автопарка и делаем выводы. Проведя транспортный аудит самостоятельно или с помощью экспертов, вам необходимо понять на каком этапе вы теряете свои деньги:

- “левые” рейсы

- простои техники

- махинации и воровство топлива

- частые ремонты и ДТП

- недозагрузка авто

- неэффективное планирование рейсов

- отсутствие контроля выполнения маршрутных заданий (план-факт)

- длительная подготовка транспортных документов

- отсутствие единой системы учёта

Возможно, себестоимость некоторых рейсов окажется настолько высока, что вам невыгодно возить эти заказы собственным транспортом и стоит поискать сторонних перевозчиков по оптимальным для вас ценам. Но и наёмный транспорт необходимо контролировать.

После того как получены предварительные данные о текущем состоянии автопарка нужно определится с выбором IT-системы решающей ваши задачи.

Система GPS ГЛОНАСС мониторинга - контролирует фактические маршруты, скорость движения, стоянки и простои техники. Является базовой системой для контроля автопарка.

Система контроля топлива – контролирует расход, заправки и сливы. Позволяет фиксировать все случаи воровства и махинаций с топливом.

Система анализа стиля вождения – контролирует реальное отношение к технике сотрудников компании и безопасность их манеры вождения (скорость, резкие торможения и ускорения, высокие обороты, прохождение поворотов и.т.д)

Система планирования маршрутов – эффективно планирует маршруты доставок, перевозок и вывоза мусора, как в ручном, так и в автоматическом режиме. Распределяет заказы по автомобилям с учётом весовых и объемных характеристик и особых условий. Планирует время доставки к клиенту с учётом временных окон и требований заказчика. Формирует маршрутное задание и все необходимые транспортные документы.

Cистема управления автотранспортом – позволяет учитывать все прямые и косвенные затраты на содержание автопарка в единой учётной системе 1С (оплата водителей, техническое обслуживание, ремонты, простои, работа с контрагентами, страховки и.т.д)

Система управления автопарком FMS (Fleet Management Systems) – единая система управления транспортным предприятием, включающая в себя системы спутникового контроля, контроля уровня топлива, анализа стиля и безопасности вождения, планирования маршрутов и учёта всех полученных фактических данных (отчётов и план-фактного анализа).

В современных реалиях нужно стремится к внедрению единой системы управления автопарком полностью интегрированную в учётную систему предприятия. В большинстве автопредприятий подобной системой является система 1С в различных конфигурациях.

 

Руководитель направления – должен иметь возможность в любой момент времени наглядно видеть насколько выгодны ему полученные заказы, насколько эффективно работают его транспорт и персонал, сколько стоит обслуживание и ремонт собственного транспорта и привлечение наёмного.  

Менеджер - должен оперативно скидывать все полученные от клиентов заявки и знать, все ли заказы доставлены точно и в срок, чтобы в случае необходимости оперативно связаться с клиентом и предупредить его.  

Логист - должен оперативно принять и обработать входящие заявки от менеджера, ввести их в базу и распределить их по автомобилям или спецтехнике с учётом графика работы водителей объемно-весовых характеристик, специальных пропусков и допусков, и других важных условий.

Рассчитать оптимальные маршруты доставки, перевозки или вывоза мусора и составить маршрутный лист с точным маршрутным заданием доставки. Распечатать автоматически сформированный системой комплект транспортных документов для водителя, отправить водителю маршрутное задание на смартфон и комплект доставочных документов с обратной накладной на склад.

Диспетчер - должен контролировать фактические маршруты доставки и отчёты о выполнении пунктов маршрутного задания. Оперативно реагировать на все оповещения системы - опоздания к клиенту, длительный простой, невыполнение задания, уход с маршрута, слив топлива и другие.

Бухгалтер – должен иметь возможность получать в учётную систему 1С точные данные о фактическом пробеге, расходе топлива, зарплате водителей, стоимости ТО и ремонта и другие прямые и косвенные затраты.

В небольших компаниях диспетчер не требуется, так как высвободившееся время логист может использовать для контроля выполнения составленных им маршрутных заданий.

При оперативном и грамотном управлении автопарком остаётся возможность значительно увеличить КПД предприятия и качество обслуживания клиентов.

Сотрудник - (водитель, менеджер, охранник, сервисный инженер, мерчандайзер, курьер, тракторист, крановщик и.т.д ) должны добросовестно и честно выполнять поставленные задачи Чётко придерживаться составленного маршрутного задания, выполнять пункты задания в указанной последовательности и в указанное время. Заправляться на указанных АЗС, указанным количеством топлива.

При выполнении пунктов задания в срок, сообщить посредством мобильного устройства о факте выполнения и подтвердить его выполнение (текстовым сообщением, подписью клиента, фотографией, сканированием штрих кодов). В случае возникающих проблем оперативно сообщить (логисту, диспетчеру) причину опоздания или невыполнения данного пункта задания и приняв от него информацию продолжать дальше выполнение задания.

Как создать собственную FMS (Fleet Management Systems) систему?

В большинстве предприятий на транспорте уже установлены различные системы GPS/ ГЛОНАСС мониторинга, контроля топлива и учётная система 1С. Но в большинстве случаев они никак не связаны между собой и приходится тратить огромное количество времени и держать дополнительный персонал, чтобы вручную считать и совмещать полученные данные. Процесс логистики доставки и перевозки у большинства происходит и вовсе вручную, это отнимает дополнительное время и требует высокой квалификации нескольких логистов, от их работы зависит очень многое - оптимальность планируемых маршрутов доставки, качество загрузки транспорта, правильность составления маршрутного задания, быстрая реакция на возникающие проблемы и как итог удовлетворенность постоянных и новых клиентов своевременной доставкой и качеством обслуживания.

Каким образом можно на базе уже имеющихся систем выстроить систему управления автопарком FMS (TMS)?

Нужно провести аудит собственного транспортного парка и выяснить следующее:

1. Какая система или системы онлайн мониторинга и контроля топлива установлены на вашем транспорте и спецтехнике и является ли данная система открытой (имеет возможность передачи телематических данных информации на стороннего сервера).

2. Какая система учёта стоит у вас на предприятия и есть ли возможность интеграции с имеющейся системой спутникового контроля передвижений и расхода топлива.

3. Какая система планирования маршрута у вас установлена и совместима ли она с установленной системой GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта.

4. Каким образом вы выписываете транспортные документы и накладные.

Рассмотрим типовые ситуации, с которыми нам приходится сталкиваться каждый день

Исходные данные:

- используется собственный автопарк для доставки грузов и перевозки заказов

- используется привлечённый (наёмный) автопарк для доставки грузов и перевозки заказов

- используется небольшой собственный автопарк, который дополняется при необходимости наёмным транспортом

Собственный автопарк, безусловно, имеет целый ряд преимуществ, он постоянно находится “под рукой” его загрузка не зависит от внешних обстоятельств и все бизнес-процессы могут полностью контролироваться руководством. Могут, но чаще всего не контролируются!

От этого возникают соблазны “левых” рейсов и работ, воровства топлива и денег на него или просто наплевательское отношение к своим обязанностям. Хуже всего, когда всё это происходит одновременно! Какая уж тут эффективность и экономия?

Конечно, можно попытаться обмануть любую систему GPS мониторинга и контроля топлива, но для этого нужно хорошо изучить эту систему, но даже при её обходе количество украденного и присвоенного будет в несколько раз меньше, чем без наличия такой системы. В некоторых случаях эти значения достигают 30 % – 35% от общих расходов. Если постоянно отслеживать и считать полученные данные, то можно вычислить кто занимается махинациями или нерадиво относится к работе и как можно быстрее избавляться от таких сотрудников.

Использование наёмного автопарка позволяют не задумываться вам о многих указанных выше проблемах, так как владелец транспорта сам разбирается с ними и выставляет вам счёт уже с учётом накладных расходов. Но появляется другая проблема – как отслеживать время, которое было потрачено на выполнение именно вашего заказа и качество, и своевременность доставки вашим клиентам. Ведь уйдут они, в случае проблем от вас, а вот узнать о возникающих проблемах вы можете уже в момент расставания или не узнать никогда.

Для контроля наёмного транспорта, который как правило работает с почасовой оплатой также разработаны и внедрены системы план-фактного анализа, что позволяет вам не верить на слово своим подрядчикам, а фиксировать и контролировать их маршруты, время и факт доставки. Получая всю информацию о выполненных и невыполненных заданиях, вы можете отбирать с переполненного предложениями рынка перевозок самых надежных и добросовестных перевозчиков.

Если транспортный аудит вашей компании выявил отсутствие контроля за всей транспортной цепочкой или только частичный контроль за определенными этапами, будьте уверены вы не дополучаете прибыль и далеко не самым эффективным образом используете свой транспорт.

Подведем итоги

Для предварительного подсчёта возможных потерь возьмем условную величину коэффициент эффективности использования транспорта.

Без контроля, фиксации и учёта фактических маршрутов движения, всех простоев и стоянок вы не будете знать куда направляется или где стоит транспорт. Почему он в итоге не выполнил все поставленные задачи или зачем он с вашим товаром уходил с маршрута и простоял несколько часов на пустыре. Потеря коэффициента эффективности (КЭ) составит от 10% до 30% процентов.

Без контроля уровня топлива, всех заправок и сливов (воровства) потеря коэффициента эффективности (КЭ) составит от 10% до 30% процентов.

Без оптимального планирования маршрутов доставки и загрузки транспорта потеря коэффициента эффективности (КЭ) составит от 10% до 30% процентов.

Без анализа стиля вождения вы не будете представлять в каком режиме эксплуатируется ваш транспорт и насколько он безопасно для окружающих управляется. Потеря коэффициента эффективности (КЭ) составит от 10% до 30% процентов.

Без учёта всех полученных и зафиксированных системой отчётов и данных вы не сможете посчитать сколько вы ежедневно недополучаете прибыли и точно не сможете снизить себестоимость перевозок.

Бывает ситуация, когда в компании нет специалиста, который смог бы провести транспортный аудит и рассчитать какие IT системы требуют внедрения с нуля, а какие можно модернизировать. В данном случае наши эксперты помогут провести экспресс-аудит компании совершенно БЕСПЛАТНО и предоставят вам необходимое обоснование.